Lo más probable es que ya hayas utilizado firmas electrónicas en otras áreas de tu vida, como al firmar una entrega o firmar un contrato telefónico en línea. Puedes firmar muchos tipos de documentos fácilmente en línea. Por lo tanto, adoptar el proceso dentro de tu empresa podría ayudar a solucionar muchos desafíos operativos, mejorar la seguridad y reducir los errores manuales. En esta entrada encontrarás 6 razones importantes por las que el uso de las firmas electrónicas es una buena idea para tu negocio.
¿Cuáles son los beneficios de las firmas electrónicas?
1. Las firmas electrónicas son seguras y confidenciales.
¿Son seguras las firmas electrónicas? Las pequeñas y medianas empresas a menudo tienen que enviar información o datos confidenciales, incluso sensibles, para firmarlos y devolverlos. Saber que puedes hacerlo de manera segura es vital. Ya sea que se trate de un nuevo contrato de alquiler, una factura o un contrato de venta que requiera una firma, hacerlo digitalmente significa que los documentos confidenciales se pueden cifrar y no tienen que depender del servicio postal o de un sistema de fax anticuado.
2. Ahorro de tiempo.
Las firmas digitales como una parte de la transformación digital simplifican los lentos procesos de firma, almacenamiento e intercambio de documentos físicos, lo que permite a las empresas acceder y firmar documentos rápidamente. También reduce la probabilidad de errores, que pueden ralentizar las operaciones comerciales.
3. Un registro de auditoría digital claro.
Tener un registro de auditoría digital completo es otra ventaja de usar la firma electrónica en tu negocio y ver quién ha leído y firmado tu documento y cuándo es uno de los muchos beneficios. Al mantener un registro del proceso de firma, puedes protegerte a ti y a tu organización desde el punto de vista legal.
4. Se integran fácilmente con los sistemas existentes.
La implementación de un nuevo proceso a veces puede causar interrupciones, lo que puede ser desagradable cuando una empresa necesita continuar operativamente. La buena noticia es que la firma electrónica se puede integrar en cualquier sistema y aplicación que tu empresa ya esté utilizando. Puedes crear documentos en varios formatos y luego cargarlos en una variedad de sitios para compartir archivos, lo que facilita el acceso a ellos.
5. Esas firmas facilitan que los clientes hagan negocios contigo.
La integración del proceso de firma electrónica en tu negocio significa que puedes agilizar el proceso de facturación y pago, así como simplificar la forma en que tu empresa se comunica con otras organizaciones, empleados y clientes. Las soluciones de este tipo de firmas permiten a una empresa optimizar sus operaciones, lo que ayudará a mejorar la experiencia del cliente.
6. Las firmas electrónicas son cómodas y versátiles.
Las empresas tienen clientes, empleados y contactos en todo el mundo. Por lo tanto, tiene sentido que pueda enviar documentación a cualquier persona, en cualquier lugar, para que la firmen electrónicamente en el momento que más les convenga. Los documentos que requieren una firma electrónica también se pueden enviar en diferentes idiomas, lo que significa que la comunicación ya no es un problema.
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Los beneficios de las firmas electrónicas hacen que más y más empresas las elijan para hacer que su lugar de trabajo sea más eficiente y seguro. Los sistemas de gestión de documentos digitales pueden ayudar a tu organización a ahorrar tiempo, dinero y espacio proporcionando una mayor seguridad al mismo tiempo que mejoran la productividad y reducen el papeleo.
Es por eso que en Netcommerce te sugerimos adoptar las firmas electrónicas para tu empresa. ¡Para dar el primero paso, contáctanos aquí y solicita una consulta con nuestros profesionales!
