¿Qué es el scope creep y cómo puedes evitarlo?

En inglés scope creep y en español conocido como el síndrome de lavadero, el cual se refiere a los cambios que no controlados o características que no habían sido tomadas en cuenta desde el principio de un proyecto y que pretenden ser agregadas a éste.

A pesar de que sean pequeños cambios, pueden provocar que el proyecto se alargue más tiempo de lo que se había planeado y, por lo tanto, resulte más costoso de los que se había dicho en un principio.

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¿Por qué pasa?

  • No entender lo que el cliente quiere: A veces decimos que sí, aunque no entendamos lo que necesita el cliente. No preguntamos y, lo más importante, no hablamos con nuestro equipo de trabajo para saber los detalles del proceso del proyecto.
  • Demasiadas características: Esto es cuando el mismo equipo de trabajo añade características que no pidió el cliente o que no se consultaron con éste anteriormente, provocando un costo extra.
  • Falta de comprensión: Esto puede ocurrir del lado del cliente o de la empresa, y es cuando los acuerdos estipulados no son totalmente comprendidos antes de que comience el proyecto. Normalmente, una de las dos partes se da cuenta de esto durante la marcha del proyecto.
  • No presentar un plan: Al presentarle a tu cliente un esquema de cómo se llevará a cabo el trabajo, podrás evitar cambios a última hora y ahorrar tiempo al identificar desde un principio qué es lo que se ha pasado por alto.
  • Factores externos: Claro que existen situaciones ajenas a nosotros que pueden retrasar nuestros proyectos. Por lo mismo, es recomendable anticiparnos a estos posibles desastres y evitarlos a toda costa. Por eso planeamos.

¿Cómo podemos resolver el problema?

Ok, el primer paso es aceptarlo. Es algo que puede pasar ya que existen una infinidad de detalles que tal vez no recordemos del todo y, como mencionamos en uno de los puntos, existen situaciones que no podemos evitar que pasen, pero podemos recuperar el control.

No hay nada mejor como tener todo por escrito. Como principal recomendación, te diremos que un contrato puede proteger a ambas partes de que se cumplan los requerimientos acordados sin que falte o sobre algo.

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No dudes en preguntar. De hecho, esto debe ser en ambas partes, ya que es vital que conozcas con claridad cuáles son los requerimientos del cliente y que los dos estén de acuerdo de cómo se llevará a cabo.

Tu trabajo tiene un precio, incluyendo los cambios. Asegúrate de que tu cliente tenga en cuenta esto y preséntale cuál es el costo de tus actividades, de esta manera podrá saber cuánto está dispuesto a invertir en el proyecto.

Todo esto te ayudará a definir cuál será el alcance de tu trabajo y lograrás una buena comunicación con el cliente. Además, tu reputación se fortalecerá al cumplir con lo que han acordado.

 

 

 

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Escrito por: Sara Vazquez

Lic. en Ciencias y Técnicas de la Comunicación