E-mail: tips para un protocolo adecuado.

La forma en la que nos comunicamos determina una gran parte de la opinión que otros forjan de nosotros. Dentro del entorno laboral, una de las formas más utilizadas para comunicarse es el correo electrónico. Ya sea que lo implementes como parte interna de tu organización o para transmitir información a externos (como lo son tus clientes), es imperativo que lo hagas con el protocolo apropiado.

Cómo debo usar el correo electrónico. 

Tus correos electrónicos deben de estar redactados de forma impecable, pero, ¿por qué? Esto se debe a que la forma en la que utilizas tu correo electrónico y, como escribes, determina como te perciben los destinatarios y, por ende, también afectará la respuesta que recibas.

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Los tips.

Tu credibilidad, tu profesionalismo y tu competencia son juzgados de acuerdo a como te comunicas de forma online. A continuación, te doy algunos tips que te pueden ser bastante útiles a la hora de redactar tus correos electrónicos:

  • Se claro y conciso. Redacta de forma precisa y asegúrate de que tu mensaje no sea una carga para leer. Para lograrlo, expresa el propósito de tu e-mail dentro de las primeras dos oraciones.
  • Piensa antes de escribir. Pregúntate a ti mismo si el correo que has redactado es realmente lo que quieres decir. Para lograr esto efectivamente, piensa, escribe y analiza lo que escribiste.
  • Agrega un saludo y una despedida. Siempre agrega un saludo, así como, una despedida en tus correos electrónicos. Inclusive, no olvides de firmarlos con tu nombre al final del mensaje.
  • Añade un título significativo. Esta es la primera parte del e-mail que, la persona que lo reciba, va a ver. Por ende, asegúrate de que éste esté relacionado con el mensaje que has escrito y enviado.
  • Mantén el espacio limpio. Cuando respondes a un correo que te han enviado, lo más apropiado es eliminar la respuesta anterior, de tal forma que, puedas enviar tu correo limpio y, así, evitar la confusión.
  • Relee tus correos antes de enviarlos. Antes de dar clic en el botón de “enviar”, vuelve a leer el mensaje que has escrito. De esta forma, podrás revisar la ortografía, gramática y puntuación de tu e-mail. Además, sólo así, sabrás si realmente se entiende el mensaje que estás por enviar.
  • Nunca envíes grandes archivos sin preguntar. Adjuntar archivos pesados, en un correo electrónico, puede ocasionar que la bandeja de entrada del destinatario se llene y, como consecuencia, que no reciba otros correos. Por lo tanto, antes de enviar archivos adjuntos, pregunta si esto es posible.

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  • Responde en un lapso menor a 24 horas. Si has recibido un e-mail, considera que la persona que lo ha enviado, está buscando una respuesta. Por lo tanto, asegúrate de responder dentro de un periodo no mayor a 24 horas.

Por otro lado, si dicha persona necesita una respuesta inmediata, pero, tú no puedes proporcionarla en ese momento, escríbele para que sepa que estás trabajando en ello. De lo contrario, podría parecer que el correo electrónico del remitente nunca fue recibido o, peor aún, que está siendo ignorando.

  • No escribas cuando te encuentres molesto. Nunca envíes un correo electrónico cuando estás molesto o enfadado, ya que, la forma en la que te sientes puede ser transmitida en un e-mail. Por lo contrario, trata de tranquilizarte y asegúrate de releer el correo antes de enviarlo. Así, garantizarás que éste no contenga nada que puedas lamentar posteriormente.
  • Ten cuidado con la información confidencial. Evita discutir temas confidenciales o privados, como la vida personal de otra persona o temas que puedan perjudicar los proyectos internos de tu empresa.

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Escrito por: Sofía Pimentel